Milyen feladatokkal jár az NTAK regisztráció?

Összesen 4 lépést kell végigjárnia, ha a hivatali és technológiai feladatokat is számba vesszük.

Ügyfeleink (azaz a FelhőMatrac ügyfelei) tapasztalata szerint legalább egy-két hetes procedúra volt, mire szálláshely-üzemeltetőként a végére jártak a dolognak. Feltéve, hogy minden reggel ezzel a kérdéssel keltek…

Hogy megkönnyítsük az önök dolgát, itt összeszedtük, hogyan is érdemes elindulni.

Ha nem biztos benne, önnek van-e dolga az NTAK-kal, olvassa el cikkünket: Kell-e a szálláshelyemnek NTAK regisztráció?

Milyen feladataim vannak az NTAK kapcsán?

Bármilyen szálláshelyet is vezet (kicsit vagy nagyot), ugyanazokon a lépéseken kell keresztülmennie.

Ezek a lépések azonosak, akár új szálláshelyet nyit éppen, akár egy már működő szálláshely ügyeit intézi:

1. NTAK regisztráció
2. Szálláshelykezelő szoftver kiválasztása
3. NTAK és szálláshelykezelő összekapcsolása
4. Üzemeltetési engedély megújítása

Ebben a cikkben sorban végignézzük az NTAK regisztrációval járó összes feladatot.

Az elindulás előtt érdemes átgondolni a következőket:

• Ki az üzemeltető? (Hogyan adózik?)
• Mi a szálláshely típusa? Lehetőségek: szálloda, panzió, üdülőháztelep, közösségi szálláshely, egyéb szálláshely, magánszálláshely, kemping. Részletek a hatályos kormányrendelet 1. mellékletében.
• Milyen szobák/egységek vannak a szálláshelyen? Összesen mekkora a szálláshely befogadóképessége? (Ugyanazoknak a számoknak kell majd szerepelni a működési engedélyen, ill. az NTAK és a szálláshelykezelő szoftvere felületén.)

1. NTAK regisztráció

Ahhoz, hogy szálláshelye adatokat tudjon szolgáltatni az NTAK-nak, elöször is regisztrálnia kell szálláshelyét a hivatalos NTAK portálon, azaz az ntak.hu -n.

Kíváncsi rá, milyen adatokról is van szó? Olvassa el cikkünket: Milyen adatokat gyűjt az NTAK?

Az ntak.hu-ra a Központi Azonosítási Ügynökön keresztül léphet be, így fontos, hogy csak a szálláshely hivatalos tulajdonosa / üzemeltetője / megbízottja tudja intézni a regisztrációt.

Itt először is meg kell adnia hivatalos szálláshely-szolgáltatói adatait (“Új szálláshely-szolgáltató felvétele”): milyen gazdasági formában üzemelteti a szálláshelyet (adószámos magánszemély, egyéni vállalkozó, gazdasági társaság, egyéb szervezet), adószámát, székhelyét/lakcímét, kapcsolattartási adatait, ki kell választania a tevékenységéhez NAV-nál felvett statisztikai számát (TEÁOR számot), és hogy hivatalosan mikor kezdte/kezdi meg szálláshely-szolgáltatási tevékenységét (ez tipikusan a működési engedély kiadásának időpontja).

Ezután adhatja meg szálláshelye adatait (“Szálláshely felvétele”):

Adatainak helyes kitöltéséhez érdemes előkeresnie szálláshelye működési engedélyét, hogy az abban szereplő adatokat (szobaszám, férőhelyek, stb.) pontosan tudja megadni.

Az NTAK reigsztráció után mindenkinek kötelező megújítania működési engedélyét (lásd itt a cikk 4. pontját).

Ha már más a helyzet, mint ami a régi működési engedélyben áll, akkor sincs probléma: töltse ki az NTAK felületet a mai adatok szerint (szobaszám, férőhelyek, szolgáltatások, stb.) majd pontosan ugyanazokkal adja be működési engedélye módosítását.

Szálláshely típusa:

A megadott lehetőségek közül kell kiválasztani a helyeset.

• Szálloda
• Panzió
• Magánszálláshely
• Közösséi szálláshely
• Üdülőháztelep
• Egyéb szálláshely
• Kemping

Ha szeretné tudni, az ön szálláshelye mely kategóriákba fér bele, és milyen kötelezettségei vannak az üzemeltetés során,

ezen a linken olvashatja el hatályos kormányrendelet 1. mellékletében

ALAPADATOK

A szálláshely neve, önkormányzati azonosító száma (ha van), KSH nyilvántartási száma (ha még nincs, a rendszer automatikusan létrehoz egyet).

CÍM ADATOK:

Szálláshely címe, helyrajzi száma.

MŰKÖDÉSI ADATOK:

Üzemeltetés jellege: Az ingatlan saját tulajdonú, bérelt, vagy megbízással üzemeltetett.

Nyitvatartás: egész éves, vagy szezonális.

Ha szezonális, meg kell adni a nyitvatartási időszako(ka)t. Ez azért lesz fontos később, mert az itt bejelölt időszak(ok) minden napján kötelező adatot küldeni elektronikusan az NTAK rendszerbe.

Szép kártya elfogadó hely-e.

Van-e nem üzleti céllal üzemeltetett szolgáltatása, vagy értékesít-e üdülési jogot.

Melegétkeztetés: engedélye van-e (étterem vagy falusi vendégasztal).

EGYÉB ADATOK:

Férőhelyek: szobák (=egységek) száma, területegységek száma (=kempinghelyek), férőhelyek száma (fő), pótágyak száma (alap férőhelyeken felül), akadálymentesített egységek száma.

További szolgáltatások: gyógyászat, rendezvény, sport, vendéglátás, wellness, egyéb kiegészítő szolgáltatások.

Vendéglátóhely engedély: van-e, és annak adatai (név, működési engedély száma, típusa, kapacitása, napi nyitvatartása)

Fürdő: van-e, és annak adatai (név, működési engedély száma, területe, terhelése, medencéi vízterülete)

Szálláshely kapcsolattartási adatai: e-mail, telefonszám.

NTAK portálon a SZÁLLÁSHELY EGYÉB ADATAI KÖZÖTT
Szálláshelykezelő szoftver Szoftver neve (listából kiválasztandó) – ha még nincs választott partner, nem baj.

Szálláshely NTAK regisztrációs száma ezt kell megadni később a választott szálláshelykezelő szoftvernek.

Az adatok feltöltése után szálláshelye NTAK regisztrációs számát a SZÁLLÁSHELY menüre kattintva megjelenő kis dobozban találja meg.

2. Szálláshelykezelő szoftver kiválasztása

A szabályozás megengedi a max. 8 szobás / 16 férőhelyes magánszálláshelyeknek (és csak azoknak), hogy az állami fejlesztésű, ingyenes szoftvert használják.

Minden más szálláshelynek (és a magánszálláshelyeknek, ha nem elégedettek az ingyenessel) magáncégek szoftverei közül kell választani, amelyek szerepelnek az NTAK által hitelesített szoftverek listáján.

Ezek közül mi önmagunkat, a 7Hills Kft. FelhőMatrac / 7H NTAK Connector szálláshelykezelőjét ajánljuk. Miért? Erről például kapcsolódó cikkünkben írunk: A FelhőMatrac NTAK szoftver tech előnyei.

Bármelyiket is választja, feladataival akkor tud továbblépni, ha leszerződött a partnerrel, és létrejött saját szálláshelykezelő fiókja, amelyben foglalásait és vendégadatait vezetheti.

3. NTAK és szálláshelykezelő összekapcsolása

Amint regisztrálta szálláshelyét az NTAK portálon, és leszerződött szálláshelykezelő szoftver partnerével, össze kell kapcsolni a két rendszert, hogy azok kommunikálni tudjanak egymással.

Először is nézze meg az NTAK portálon, mi szálláshelye NTAK regisztrációs száma (a SZÁLLÁSHELY menüre kattintva megjelenő kis dobozban találja meg), és ezt adja meg szálláshelykezelő szoftverének.

Szálláshelykezelőjétől kapni fog 2 fájlt:

• Authentikációs (.csv)
• Aláíró (.csv)

Ezeket az NTAK portálra kell feltöltenie, a SZÁLLÁSHELY menüre kattintva megjelenő kis dobozban a Tanúsítványigénylés” menüpont alatt (“Authentikációs tanúsítvány kérelmezése” és “Aláíró tanúsítvány kérelmezése”).

Ezek feltöltéséért cserében az NTAK portálon kapni fog 2 másik fájlt (ezek általában néhány perccel a feltöltés után jelennek meg a felületen, és kiírják, hogy “Tanúsítvány kész“):

• Authentikációs (.csr)
• Aláíró (.csr)

Amint letöltötte őket, továbbítsa szálláshelykezelőjének.

Ezzel a folyamattal engedélyezi, hogy szálláshelykezelő szoftvere a továbbiakban folyamatosan kommunikálhasson az NTAK-kal, és elküldhesse adatait. Azaz, innéttől lesz aktív szálláshelye NTAK adatszolgáltatása.

A biztonság kedvéért javasoljuk, hogy induláskor ellenőrizze le szoftvere működését: bizonyosodjon meg róla, hogy adatai valóban megérkeznek az NTAK-hoz.

Egy dologra mindenképpen fel szeretnénk hívni a figyelmét: pontosan ugyanazt a szobaszámot és férőhelyszámot kell megadni az NTAK portálon és a szoftverben, mert csak akkor fognak tudni rendesen kommunikálni.

4. Üzemeltetési engedély megújítása

Ha választott már szálláshelykezelő szoftvert, összekötötte azt az NTAK-kal, akkor már csak egy feladata maradt: megújítani szálláshelye működési engedélyét. Ez az NTAK bevezetésével most kötelező minden szálláshelynek, újaknak és már működőknek egyaránt.

A helyi önkormányzat jegyzőjéhez kell benyújtania a “Szálláshely-üzemeltetési engedély iránti kérelem” nyomtatványt. A hatályos szabályozás szerint ugyanakkor csak magánszemély üzemeltetők adhatják ezt le papíron, mindenki másnak elektronikusan kell azt benyújtania.

A működési engedély iránti kérelemhez csatolni kell a szerződött szálláshely-kezelőtől kapott NTAK igazolást is.

Ki kell választani azt is, hogy szálláshelyünk mely típusba tartozik – a típusok és működtetési követelményeik az utóbbi néhány évben változtak, így érdemes lehet újra átnézni őket. Ha szeretné tudni a kategóriák részleteit, és hogy milyen kötelezettségei vannak az üzemeltetés során, ezen a linken olvashatja el a hatályos kormányrendelet 1. mellékletében.

A működési engedély iránti kérelem kitöltéskor még arra kell figyelni, hogy biztosan a valós szobaszámot és férőhelyszámot adjuk meg, mert a működési engedélyben és az NTAK portálon szereplő számoknak kötelező megegyezniük – szálláshelykezelő szoftver pedig csak azon szobák/férőhelyek adatait tudja szolgáltatni, amelyek az NTAK-nál is regisztrálva lettek.