Ezt biztosan ön is szeretné tudni. Két ponton kell adatot szolgáltatni az NTAK felé: egyszer a foglalás beérkezésekor, majd amikor megérkezett a vendég. Lássuk hát a részleteket:
Miért gyűjt adatot az NTAK?
Az NTAK (azaz ‘entak’) a Nemzeti Turisztikai Adatszolgáltató Központ rövidítése. Ez egy “digitális adatszolgáltatási rendszer”, amit a Magyar Turisztikai Hivatal működtet.
Az NTAK létrahozásának hivatalos célja, hogy “valós időben legyen látható az országban található összes szálláshely forgalmi, statisztikai adata“.
Az NTAK a következőképpen határozza meg saját feladatát:
“A rendszer kizárólag statisztikai célú, statisztikai adatkörökbe tartozó adatok digitális kezelésére alkalmas – semmilyen, a vendégekkel kapcsolatos személyes adatot nem rögzít, és nem is fogad be.”
Milyen turisztikai adatokat gyűjt az NTAK?
Az NTAK honlap szerint a szálláshelyek “forgalmi és statisztikai adatait” kérik be, ami alatt a következőket értik:
“Hány felnőtt, hány gyermek érkezett, honnan jöttek, mennyi időt töltöttek el, milyen szolgáltatásokat vettek igénybe és mennyit költöttek a belföldi és külföldi vendégek.”
A mi gyakorlati tapasztalataink alapján (azaz a FelhőMatrac tapasztalatai szerint) az adatszolgáltatási kötelezettség a fentieknél kicsit bővebb.
Ugyanis minden szálláshelynek naponta adatot kell szolgáltatni a következőkről az NTAK rendszerbe, annak informatikai követelményei szerint:
- a foglalás ténye,
- a foglalás milyen csatornán keresztül érkezett (személyes, közvetítőn kereszül, online, offline),
- a foglalással érkezett összes vendég adatai (ezek az adatok még nem teszik őket beazonosíthatóvá):
- nem (nő/férfi/egyéb)
- születési évszám
- állampolgárság (ország)
- lakhely (ország)
- irányítószám
- az adott vendégek mennyi időt töltöttek el a szálláshelyen (vendégéjszakák száma),
- az adott vendégek milyen típusú szobában/szálláson szálltak meg (pl. standard szoba, superior szoba, hálóterem, apartman, faház, sátorhely, lakás, stb.)
- mennyit fizettek a szállásért (Forintban, szállás egységenként, azaz szobánként, apartmanonként, stb. bontva)
- milyen egyéb szolgáltatásokat vettek igénybe, azaz mit vásároltak még a szálláshelyen keresztül (pl. reggeli, ebéd, vacsora, ajándéktárgy, masszázs, városnézés, stb. – napokra és szobákra bontva),
- mennyit költöttek az egyéb szolgáltatások vásárlására (Forintban, napokra és szobákra bontva).
Mikor mennek adatok az NTAK-hoz?
Minden egyes foglalásról két időpontban is kell adatot szolgáltatni: foglaláskor és a vendégek megérkezése után is.
1. Előzetesen foglaláskor
Először információt kell küldeni a foglalás beérkezésekor (a fenti részletezettséggel). Ez az adatküldés automatikusan megtörténik abban a percben, amikor regisztrálja új foglalását a szálláshelykezelő szoftverben. (Tehát naponta akár több ilyen adatküldés is megy az NTAK-nak, ahogy felvisszük az új foglalásokat.)
2. Minden nap, amikor a szálláshelyen van vendég
Másodszor minden nap végén kell küldenie a szálláshelyeknek összesített adatokat az NTAK-nak (a fenti részletezettséggel): az aznap érkezett vendégekről, az ott tartózkodó vendégekről, és a távozó vendégekről.
Azaz egy foglalásról a vendégek szálláshelyen tartózkodása alatt folyamatosan kell adatokat szolgáltatni: az érkezésük napján, az ott tartózkodásuk minden napján, majd legutoljára a távozáskor is.
A napi jelentéseket vagy még aznap, vagy néhány napon belül be kell küldeni az NTAK-hoz. Azaz a szálláshelyek üzemeltetőinek van egy kis ideje bevinni a rendszerbe a last-minute foglalásokat és érkeztetni (check-in) a későn érkező vendégeiket.
Fontos tudnunk, hogy minden napi jelentést csak egyszer küldhetünk be az NTAK-hoz, mert a jelenlegi rendszer nem teszi lehetővé az újraküldést vagy helyesbítést. Illetve csak egy különleges esetben: ha az ellenőreik kérik valamely nap vagy időszak újrabeküldését (amire már láttunk példát).
3. Minden nap, amikor nincs vendég
Ha éppen nincs vendég a szálláshelyen – de az NTAK szerint nyitva van – nullás napi jelentést kell leadni. Kötelezően.
Mire figyeljünk?
Az NTAK által kért adatokat nyilvántartani, folyamatosan és helyesen adatot szolgáltatni valóban lehetetlen lenne foglaláskezelő szoftver nélkül – a nagy és a kicsi szálláshelyeknek egyaránt.
Az NTAK-partner szálláshelykezelő szoftverek között találunk olyanokat, amelyek nagy szállodák igényeit szolgálják ki (és ezért nagyon sok funkcióval rendelkeznek), és kifejezetten egyszerűeket is. Mivel a szabályozás ad egy kis mozgásteret, eltérőek lehetnek az NTAK-beállításaik.
A választáskor érdemes odafigyelnünk néhány alapvető dologra:
- Egyértelművé teszi-e, hogy mely adatok mennek az NTAK-hoz?
- Ad-e plusz adminisztrációt a feltétlenül szükségesen felül?
- Lehet-e benne (egy fiókon belül) több szálláshelyet is kezelni?
- Könnyű-e benne a foglalásokat és vendégadatokat kezelni, pl. el tudja-e menteni a visszatérő vendégek adatait későbbre?
- Megkönnyíti-e az üzemeltetést, pl. lehet-e benne számlát kiállítani a vendégeknek?
- Automata-e a check-in, azaz a rendszer automatikusan megérkezettnek nyilvánít-e minden vendéget? (Ha igen, akkor olyan vendégeket is bejelent az NTAK felé, amelyek a foglalás ellenére nem érkeztek meg.)
- Automatikusan elküldi-e az adatokat az NTAK-nak aznap, vagy van lehetőség bevinni / helyesbíteni őket még másnap?
- Amikor nincs vendég, beküldi-e a nullás napi jelentést automatikusan, vagy akkor is van vele adminisztráció?
Megoldás.
Érdemes olyan szálláshelykezelő szoftvert választani, ami nem kreál újabb adminisztrációs terheket, de mindent tud, és megkönnyíti a napi ügymenetet.
Mi a FelhőMatracot ajánljuk.