Ezt biztosan ön is szeretné tudni. Két ponton kell adatot szolgáltatni az NTAK felé: egyszer a foglalás beérkezésekor, majd amikor megérkezett a vendég. Lássuk hát a részleteket:

Miért gyűjt adatot az NTAK?

Az NTAK (azaz ‘entak’) a Nemzeti Turisztikai Adatszolgáltató Központ rövidítése. Ez egy “digitális adatszolgáltatási rendszer”, amit a Magyar Turisztikai Hivatal működtet.

Az NTAK létrahozásának hivatalos célja, hogy “valós időben legyen látható az országban található összes szálláshely forgalmi, statisztikai adata“.

Az NTAK a következőképpen határozza meg saját feladatát:

“A rendszer kizárólag statisztikai célú, statisztikai adatkörökbe tartozó adatok digitális kezelésére alkalmas – semmilyen, a vendégekkel kapcsolatos személyes adatot nem rögzít, és nem is fogad be.”

Milyen turisztikai adatokat gyűjt az NTAK?

Az NTAK honlap szerint a szálláshelyek “forgalmi és statisztikai adatait” kérik be, ami alatt a következőket értik:

“Hány felnőtt, hány gyermek érkezett, honnan jöttek, mennyi időt töltöttek el, milyen szolgáltatásokat vettek igénybe és mennyit költöttek a belföldi és külföldi vendégek.”

A mi gyakorlati tapasztalataink alapján (azaz a FelhőMatrac tapasztalatai szerint) az adatszolgáltatási kötelezettség a fentieknél kicsit bővebb.

Ugyanis minden szálláshelynek naponta adatot kell szolgáltatni a következőkről az NTAK rendszerbe, annak informatikai követelményei szerint:

  • a foglalás ténye,
  • a foglalás milyen csatornán keresztül érkezett (személyes, közvetítőn kereszül, online, offline),
  • a foglalással érkezett összes vendég adatai (ezek az adatok még nem teszik őket beazonosíthatóvá):
    • nem (nő/férfi/egyéb)
    • születési évszám
    • állampolgárság (ország)
    • lakhely (ország)
    • irányítószám
  • az adott vendégek mennyi időt töltöttek el a szálláshelyen (vendégéjszakák száma),
  • az adott vendégek milyen típusú szobában/szálláson szálltak meg (pl. standard szoba, superior szoba, hálóterem, apartman, faház, sátorhely, lakás, stb.)
  • mennyit fizettek a szállásért (Forintban, szállás egységenként, azaz szobánként, apartmanonként, stb. bontva)
  • milyen egyéb szolgáltatásokat vettek igénybe, azaz mit vásároltak még a szálláshelyen keresztül (pl. reggeli, ebéd, vacsora, ajándéktárgy, masszázs, városnézés, stb. – napokra és szobákra bontva),
  • mennyit költöttek az egyéb szolgáltatások vásárlására (Forintban, napokra és szobákra bontva).

Mikor mennek adatok az NTAK-hoz?

Minden egyes foglalásról két időpontban is kell adatot szolgáltatni: foglaláskor és a vendégek megérkezése után is.

1. Előzetesen foglaláskor

Először információt kell küldeni a foglalás beérkezésekor (a fenti részletezettséggel). Ez az adatküldés automatikusan megtörténik abban a percben, amikor regisztrálja új foglalását a szálláshelykezelő szoftverben. (Tehát naponta akár több ilyen adatküldés is megy az NTAK-nak, ahogy felvisszük az új foglalásokat.)

2. Minden nap, amikor a szálláshelyen van vendég

Másodszor minden nap végén kell küldenie a szálláshelyeknek összesített adatokat az NTAK-nak (a fenti részletezettséggel): az aznap érkezett vendégekről, az ott tartózkodó vendégekről, és a távozó vendégekről.

Azaz egy foglalásról a vendégek szálláshelyen tartózkodása alatt folyamatosan kell adatokat szolgáltatni: az érkezésük napján, az ott tartózkodásuk minden napján, majd legutoljára a távozáskor is.

A napi jelentéseket vagy még aznap, vagy néhány napon belül be kell küldeni az NTAK-hoz. Azaz a szálláshelyek üzemeltetőinek van egy kis ideje bevinni a rendszerbe a last-minute foglalásokat és érkeztetni (check-in) a későn érkező vendégeiket.

Fontos tudnunk, hogy minden napi jelentést csak egyszer küldhetünk be az NTAK-hoz, mert a jelenlegi rendszer nem teszi lehetővé az újraküldést vagy helyesbítést. Illetve csak egy különleges esetben: ha az ellenőreik kérik valamely nap vagy időszak újrabeküldését (amire már láttunk példát).

3. Minden nap, amikor nincs vendég

Ha éppen nincs vendég a szálláshelyen – de az NTAK szerint nyitva van – nullás napi jelentést kell leadni. Kötelezően.

Mire figyeljünk?

Az NTAK által kért adatokat nyilvántartani, folyamatosan és helyesen adatot szolgáltatni valóban lehetetlen lenne foglaláskezelő szoftver nélkül – a nagy és a kicsi szálláshelyeknek egyaránt.

Az NTAK-partner szálláshelykezelő szoftverek között találunk olyanokat, amelyek nagy szállodák igényeit szolgálják ki (és ezért nagyon sok funkcióval rendelkeznek), és kifejezetten egyszerűeket is. Mivel a szabályozás ad egy kis mozgásteret, eltérőek lehetnek az NTAK-beállításaik.

A választáskor érdemes odafigyelnünk néhány alapvető dologra:

  • Egyértelművé teszi-e, hogy mely adatok mennek az NTAK-hoz?
  • Ad-e plusz adminisztrációt a feltétlenül szükségesen felül?
  • Lehet-e benne (egy fiókon belül) több szálláshelyet is kezelni?
  • Könnyű-e benne a foglalásokat és vendégadatokat kezelni, pl. el tudja-e menteni a visszatérő vendégek adatait későbbre?
  • Megkönnyíti-e az üzemeltetést, pl. lehet-e benne számlát kiállítani a vendégeknek?
  • Automata-e a check-in, azaz a rendszer automatikusan megérkezettnek nyilvánít-e minden vendéget? (Ha igen, akkor olyan vendégeket is bejelent az NTAK felé, amelyek a foglalás ellenére nem érkeztek meg.)
  • Automatikusan elküldi-e az adatokat az NTAK-nak aznap, vagy van lehetőség bevinni / helyesbíteni őket még másnap?
  • Amikor nincs vendég, beküldi-e a nullás napi jelentést automatikusan, vagy akkor is van vele adminisztráció?

Megoldás.

Érdemes olyan szálláshelykezelő szoftvert választani, ami nem kreál újabb adminisztrációs terheket, de mindent tud, és megkönnyíti a napi ügymenetet.

Mi a FelhőMatracot ajánljuk.