Hogyan szabadulhatunk meg a vendégkönyvtől

A vendégkönyv vezetése  már régóta komoly fejtörést okoz a szállásoknak, mivel rengeteg időt és energiát vesz igénybe a kért adatok beírása a mára már elavult füzet formátumba. Sajnos továbbra is az önkormányzatok egy jelentős hányada ezt a módszert használja a bevallott idegenforgalmi adó ellenőrzésére, annak ellenére, hogy ezt már digitális úton is meg lehetne oldani, ami jelentősen csökkentené a hiba faktort. A szállásadók abban bíztak, hogy az NTAK (Nemzeti Turisztikai Adatszolgáltató Központ) felé kötelezővé tett adatszolgáltatás pozitív hozadéka lesz a fent említett adminisztrációs teher megszűnése, azaz az NTAK kiváltja a kézi vendégkönyv vezetését. Sajnos egyelőre ez nem valósult meg 100%osan, és a helyi önkormányzat rendelkezésétől függ, hogy az adott kerületben, településen kell-e még a mai napig is vezetni azt vagy sem. A GDPR megjelenése óta adatvédelmi aggályokat is erősen felvet a vendégkönyv típusú adatgyűjtés, ezért önkormányzati szinten is fontos volna a helyzet rendezése. A szállásadóknak több olyan adatot is regisztrálniuk kellene, ami adatvédelmi szabályokba ütközik, ezért fennállhat az a faramuci helyzet, hogy választaniuk kell, az önkormányzati előírásokat vagy az adatvédelmi jogszabályokat szegjék-e meg. Szerencsére a szállásadók sem teljesen fegyvertelenek.  Lássuk mit lehet tenni, ha meg akarunk szabadulni a vendégkönyvtől:

• Első lépésben mindenképp érdemes megkérdezni az önkormányzatot a jelenlegi szabályozásról, hátha már elfogadták az NTAK-ot mint adatszolgáltatót a vendégkönyv helyett. Ez a helyzet többek között az 5.kerületben Budapesten.
• Amennyiben az önkormányzat továbbra is kéri a vendégkönyvet, akkor a GDPR-ra és az NTAK-ra hivatkozva kérvényezhető ennek elhagyása. Érdemes erre rászánni az időt, mert számos önkormányzat nyitott volt az ilyen irányú kérvényekre. A FelhőMatrac szálláshelykezelő szoftver készített is erre egy könnyen kitölthető és továbbítható kérvény sablont, amit a szállások szabadon használhatnak ilyen célra és amit a cikk alatti űrlap kitöltését követően elküldük Önnek.
• Több helyen egy áthidaló megoldásra is mód van, ami általában a korábbi két lépés folyamán ki szokott derülni. Így van ez például Budapest 7.kerületében, ahol a testület engedélyezte az áttérést a digitális vendégkönyv használatára, ami megfelelő szálláshelykezelő szoftver használata esetén egyet jelent a kiváltással. Úgy tudjuk, hogy több vidéki település is hajlik erre a megoldásra. A FelhőMatrac az egyik ilyen magyar nyelvű szoftver, ami tudja rögzíteni a vendégkönyv által kért adatokat és a rendszerből könnyen exportálni is lehet azokat. Ezen szolgáltatásáról ki tud állítani egy nyilatkozatot a szállásnak, amivel lehet igényelni az önkormányzatnál a digitális átállást.